Zanim w dzieciństwie nauczyliśmy się pisać zgrabnie, mieliśmy brudnopis. Przed każdym zagranym meczem odbywa się seria treningów. Pilot lotniczy spędza godziny na symulatorach, a przyszły chirurg przygląda się różnym operacjom całe dnie. Ćwiczenie i próba są potrzebne – także w eventach.
Po co robić próbę wydarzenia?
Przyjmijmy roboczo, że naszym eventem do rozpracowania jest całodzienna konferencja kończąca się galą rozdania nagród. Klasyk gatunku. Czy typowość i przewidywalność wydarzenia zwalnia nas z konieczności przećwiczenia go? Absolutnie is not. Czasem właśnie bardzo “prosty” układ wydarzenia jest największym wskazaniem, żeby je dokładnie przejść na sucho.
Najdłuższa próba na której byłem trwała prawie osiem godzin. Event był skomplikowany technicznie, używaliśmy rozwiązań na tamte czasy pionierskich, i chcieliśmy mieć pewność że mamy kontrolę nad nimi – a nie odwrotnie. Realizacja przebiegła podręcznikowo, a żaden z potencjalnych przećwiczonych na próbie fuck*pów nie miał miejsca. Komfort pracy był jednak niesamowity.
Najkrótsza próba na której byłem trwała kilka minut. W zasadzie przyszedłem na nią tylko sprawdzić mikrofon, bo cała uwaga i czas próby poświęcony był głównego prelegentowi. Ów zapierał się, że nie udostępni osobno filmów ze swojej prezentacji osobno, bo one “NA PEWNO PÓJDĄ”. W podtekście był brak zaufania do ekipy technicznej, zbyt duża pewność siebie i wiara w lojalność własnego komputera. Filmy się rozsypały, prezentacja była klęską.
Te dwa skrajne przykłady mają służyć odpowiedzi na pytanie “po co”. Próbę robi się dla komfortu wszystkich deptaczy sceny, dla pełnej wiedzy ekipy technicznej, dla spokoju event managera, i wreszcie – dla Klienta, aby zobaczył za co płaci, i czego może się spodziewać. Dzięki próbie która przypomina przebieg faktycznego eventu, wszyscy od których zależy jego powodzenie mogą się upewnić, że ich wiedza jest aktualna, pełna i zgodna z finalnym scenariuszem “ver 23450 FINAL OST akcept.xls”
Próba jest niezbędna, jeśli na scenie występują ludzie, którzy wcześniej tego nie robili. Jeśli wyświetlamy materiały, które muszą wejsć/zejść w konkretnym momencie. Jeśli przewidziane są niespodzianki, spadające kurtyny, wjeżdżające motocykle, synchronizacja różnych elementów ruchomych… Nie ma mowy o udanym występie artystycznym bez próby i soundchecku. Każdy początkujący prelegent poczuje się też dużo lepiej, jeśli będzie mógł przejść swoją prezentację jeszcze bez tłumu na sali. Dla mówców jest to okazja do poznania sali, ale także konferansjera, techników i reszty ekipy. Nawet mimo stuzdaniowych bio, dla mnie ciągle spotkanie z mówcą jest najlepszym momentem do napisania jego zapowiedzi.
Próbę robi się też po to, żeby przewidzieć choreografię i zaplanować ustawienie poszczególnych osób dramatu. W przypadku części konferencyjnej, próba pomoże nam chociażby zdecydować gdzie ustawić telewizor z podglądem prezentacji, i sprawdzić czy na końcu sali też wszystko dobrze słychać. Przetestujemy Menti, Kahoota czy cokolwiek innego, i sprawdzimy hotelowe wi-fi (może działać inaczej przy obciążeniu!)
Wreszcie próbę robi się czasem po to, żeby z czegoś w ostatniej chwili zrezygnować bądź coś dodać. Kiedy mamy już “zamknięty” scenariusz, ale z jakiegoś powodu istnieje ciśnienie aby coś w nim zmienić, najlepiej na próbie zaplanować gdzie ten wtręt dodać, albo jak zszyć dotychczasowe punkty programu po wyrzuceniu jednej z przemów.
Kiedy powinna odbyć się próba?
Są różne szkoły. Najskromniejsza zakłada, że data jest dowolna, ale próba będzie miała charakter wyłącznie stolikowy. To na wzór teatru rodzaj próby, podczas której omawia się tylko co się będzie działo, de facto nie ćwicząc tego w realnych warunkach. W pandemii, podczas przygotowywania eventów online, zdarzało się że było to najbezpieczniejsze rozwiązanie. Można było przegadać event nawet na kilka dni przed, a potem przystąpić do jego realizacji. W epoce pospandemicznej próby jednak odbywają się w zasadzie w dwóch terminach: dzień przed lub tego samego dnia.
Próba dzień przed jest fajną okazją do zapoznania się wszystkich uczestników wydarzenia w jeszcze dość spokojnej atmosferze. Warunkiem jest to, że prelegenci mają swoje prezentacje skończone i gotowe, i nie ma dopisywania na ostatnią chwilę. Oczywiście, aby odtrąbić pełen sukces musimy zebrać wszystkich w jednym miejscu i czasie. Bywa to kłopotliwe, a próba bez choćby jednej, ale kluczowej osoby nigdy nie jest kompletna. Niespotykaną zaletą próby dzień przed jest możliwość wprowadzenia dość dużej ilości zmian w scenariuszu, oczywiście w imię wysokiej potrzeby! Tu znów: im lepiej scenariusz napisany, tym mniej takich nagłych poprawek.
Próby tego samego dnia obarczone są już większym pośpiechem i stresem. Rzadko odbywają się rano, raczej wciska się je tzw. wolny czas pomiędzy konferencją a galą. To dość niefortunne dla uczestników, którzy muszą uczestniczyć w obu częściach – zabiera się im bowiem czas na odpoczynek i regenerację sił. Zmęczenie i stres to gorzki koktajl, dobrze więc takie próby ograniczyć do niezbędnego minimum. Jeśli szansa zebrania pełnego zarządu istnieje tylko w takim momencie, niech ich czas zostanie jak najlepiej wykorzystany. Zła próba jest gorsza od braku próby!
Szanujmy czas wszystkich, którzy biorą udział w próbie. To, że między konferencją a galą jest półtorej godziny nie znaczy, że tyle właśnie musimy próbować rozdanie nagród. Ten czas jest także na złapanie oddechu, posiłek, może nawet krótką drzemkę. Długa próba nie oznacza gwarancji braku wpadek. A trzymanie różnych osób na próbie przez godzinę, aby na koniec dać im tylko pół minuty czasu, nie wprawia ich w dobry nastrój.
Jak robić próbę?
Niezależnie od tego, kiedy robisz próbę – miej plan! Zaplanuj, kto po kim wchodzi na scenę i co sprawdza. Zaplanuj, kto robi notatki z próby i jaki będzie potem ich obieg. Zaplanuj, jak dużą swobodę zmieniania scenariusza dopuszczasz na tym etapie. Zaplanuj wreszcie, nawet jeśli to ma być tylko życzeniowe, czas zakończenia próby, który zakłada margines na odpoczynek przed realizacją.
Jeśli hotel jest mały, goście się kręcą i jest ryzyko podsłuchania przebiegu próby, także miej to na uwadze. Uprzedź wszystkich posiadaczy mikrofonów, które elementy ćwiczymy “po cichu” a które zupełnie omijamy. Na przykład, jeśli w przemówieniach są nazwiska, które do wieczornej gali powinny pozostać jeszcze niejawne – mówmy że nagrodę otrzymał Grzegorz Iksiński z Anonimowa Dolnego. To nie tylko zabezpiecza poufność danych, ale także wnosi nieco luzu i rozbawienia podczas próby.
Osobny temat to próby muzyczne. Czasem mówi się, że próba zespołu który ma być niespodzianką niesie ryzyko ujawnienia jego nazwy. Cóż, owszem. Jedyna rada – wyciągnąć ludzi z hotelu i wtedy robić próbę. Gorzej, jeśli jest zima i nie da się zrobić szybkiej integracji przy ognisku. Czasem trzeba po prostu pogodzić się z tym, że kilka osób usłyszy Beatę parę godzin wcześniej.
Próbę warto robić 1:1, ale nie w każdym przypadku. Jeśli event ma trwać kilka godzin, a dużą jego część stanowią filmy, oglądanie ich na próbie jest bezcelowe. Czas na poprawki w filmach już był, skoro zostały zaakceptowane, jest już i tak za późno żeby je edytować. Omińmy je, sprawdzając tylko jak się zaczynają i jak kończą. Jeśli mamy super zestresowanego mówcę, którego stresuje prezentacja, zastanówmy się czy warto aby przechodził przez nią dwa razy w całości. Może bezpieczniej dla niego będzie tylko oswoić się ze sceną? Tu decyzję trzeba podejmować indywidualnie.
Podsumowanie
Jako konferansjer uwielbiam próby na których obecny jest cały skład, który zobaczę na realizacji. To daje wszystkim możliwość wcześniejszego porozmawiania, i upewnienia się że rozumiemy pewne rzeczy tak samo. Jestem przekonany, że dobra, przemyślana próba opłaca się wszystkim stronom akcji – i proszę, aby jak najczęściej przekonywać do tego Klientów!
