Scenariusz eventowy – jak go najlepiej stworzyć?

Nikogo nie trzeba już dziś przekonywać, że dobry event jest bardzo podobny do spektaklu teatralnego: konkretne rzeczy mają się wydarzyć w zaplanowanej kolejności, aby przekazać niezbędne treści i zbudować napięcie. Życie eventu płata czasem figle, ale żeby sobie z nimi poradzić trzeba mieć solidną bazę – którą jest dobrze napisany scenariusz eventowy.

Kto i kiedy pisze scenariusz eventu?

Pytanie może wydawać się dość oczywiste, ale moja praktyka pokazuje, że wcale takim nie jest. Spotykałem się ze scenariuszami pisanymi przez agencję, przez Klienta docelowego, a także przez reżysera eventu. Różnice między tymi dokumentami potrafią być duże. Wynikają z odmiennego podejścia do eventu, różnego poziomu doświadczenia, a także często z braku czasu.

Autorstwo scenariusza eventu powinno przypaść osobie lub osobom, które znają jego cel, mają wiedzę na temat poszczególnych elementów i są w stałym kontakcie z zamawiającym event. Dobrze, jeśli konferansjer jest włączony w te prace na możliwie wczesnym etapie. Daje to szansę podzielenia się doświadczeniem, i urealnienia pewnych kwestii już na etapie edytora tekstu.

Papier wszystko zniesie – czy elektroniczny, czy prawdziwy. Pisząc scenariusz eventu powinniśmy jednak pamiętać, że wszystko co w nim się znajdzie ma się wydarzyć “na żywo” – będą to robić żywi ludzie, zaświecą światła, głos pójdzie z głośników, konfetii wystrzeli. Plan eventu powinien być więc spisany tak detalicznie, jak to tylko możliwe. Będą z niego korzystać prowadzący, inspicjent, a także cały pion techniki: oświetlacze, nagłośnieniowcy, realizatorzy, pirotechnicy. Zapytają o nieco kierownik sali czy przełożony kelnerów. Do godzin w nim zaplanowanych przywiążą się podwykonawcy: muzycy, iluzjoniści, fotografowie, DJe.

Siedząc przed laptopem trzeba więc maksymalnie uruchomić wyobraźnię, żeby spisać w scenariuszu wszystko to, co ma się wydarzyć za dwa-trzy tygodnie w pięknej hotelowej sali. Im więcej zawrzemy w nim detali, tym mniej pytań będzie “na lokacji”. Rzecz jasna, jeśli scenariusz będzie realnie odnosił się do możliwości obiektu, ale do tego potrzebna jest solidna wizja lokalna.

To naturalnie mocno życzeniowe, co piszę powyżej. Stworzenie scenariusza, który będzie bardziej lakoniczny także jest opcją, ale wymaga wtedy dużo więcej pracy na miejscu. Zdaję sobie sprawę, że czasem trzeba chodzić na taki kompromis, kiedy Klient lubi wprowadzać zmiany “na ostatnią chwilę”. Z takimi praktykami należy jednak w miarę możliwości łagodnie walczyć.

Jak stworzyć scenariusz eventu, który będzie pomocny?

Zacznijmy od rzeczy najbardziej prozaicznej: scenariusze w Excelu są super, dla każdego kto nie jest prowadzącym. Najczęściej zawierają one minutówkę i formuły, które obliczają godzinę poszczególnych elementów wydarzenia. Nie mieści się w nich jednak wiele treści, które prowadzącemu są niezbędne do pracy. Rekomenduję więc stworzenie jednego scenariusza ramowego w formie arkusza, który rozdysponowany będzie pomiędzy zainteresowanymi, oraz osobnego scenariusza w formie tekstowej, zawierającego pełne treści. Można też pozostawić opracowanie “własnego” scenariusza prowadzącemu, w oparciu o treści które prześlemy mu “luzem”. Najlepiej po prostu zapytać!

Z szacunku dla wzroku osób uczestniczących w procesie, nie warto drukować scenariusza petitką, aby tylko wszystko zmieściło się na jednej stronie. Jeśli technicy nie będą w stanie rozczytać, co się dzieje po czym, jest duża szansa że dojdzie do błędu. Szkoda, żeby wydarzył się on tylko dlatego, że zamiast na trzech kartkach wydrukowaliśmy scenariusz na jednej.

Odnośnie kartek – absolutną koniecznością jest ich numerowanie! Nie ma gorzej spędzonego czasu na evencie niż ten poświęcony na uporządkowanie stron scenariusza, które nie mają numeracji. Kolejne pytanie, które pojawia się często przy pisaniu scenariusza dotyczy tego, czy powinien on zawierać długie przemówienia w całości. Są dwie szkoły – jak w wielu innych kwestiach. Pierwsza optuje za tym, żeby cały speech prezesa był także zawarty w scenariuszu prowadzącego. Daje mu to możliwość przygotowania komentarza wcześniej, czy wrócenia do danych liczbowych czy nazw, które zostały użyte w przemówieniu. Druga szkoła mówi zaś o tym, że prowadzącemu wystarczy tylko świadomość tego, jak kończyć się będzie przemówienie, całą resztę powinien zaś usłyszeć “po raz pierwszy” razem z gośćmi. Często staje się ona wymuszoną opcją, ze względu na trudność wyciągnięcia całego tekstu przemówienia od mówcy, lub jego brak planu wypowiedzi.

Scenariusz eventu oprócz wskazywania kolejności zdarzeń ma jedną podstawową funkcję: zaplanowanie czasu. To element, który dotyczy absolutnie wszystkich współuczestników zdarzenia: kuchni, prowadzących, techniki, artystów, obiektu, i innych. Im lepiej i precyzyjniej zaplanujemy scenariusz na papierze, tym mniej stresu będziemy mieć na realizacji. Jak to zrobić? Realistycznie!

Jeśli prezes, lub inna osoba która ma otwierający speech twierdzi, że będzie przemawiać 5 minut, warto spytać go dwa razy, czy jest tego pewny, i co będzie w tych pięciu minutach chciał zawrzeć. Mówcy niedoszacowują często swoich treści, przez co ich wystąpienia się wydłużają. Jeśli masz 10 prelegentów, a każdemu dodasz minutę, masz już 10 minut “przewalonego” czasu. Czasem to niewiele, ale niekiedy powoduje kłopot.

Planując scenariusz zapytaj więc każdego, kto ma wystąpić, ile REALNIE zajmie jego wejście. Jeśli nie jest pewny – sprawdź to. Zaplanuj też, co zrobisz jeśli jego planowane półgodzinne wystąpienie zawrze się w trzech minutach. Zaufanie jest fajne, ale kontrola na evencie niezbędna. Warto też ustalić z prowadzącym, szczególnie przy konferencjach, jaką przyjmujemy tolerancję czasową przy mówcach “przedłużających” swoje wypowiedzi. To jednak kwestie dotyczące egzekucji, a póki co rozmawiamy o scenariuszu!

Z technicznego punktu widzenia, scenariusz powinien być stworzony tak, żeby było wiadomo kto w danym momencie przemawia, co jest na ekranie, jaki dźwięk słyszymy, i jakie mamy światło. Jeśli każde wejście prowadzącego ma poprzedzić jingiel audio/video dobrze jest to dopisać w scenariuszu. Generalna zasada pisania scenariusza eventowego jest prosta: im więcej, tym lepiej! Jeśli doślemy prowadzącemu edytowalną wersję scenariusza, z łatwością wykreśli on te elementy, których nie uzna za pomocne.

Czy autor scenariusza musi być na realizacji?

Kiedy czyta się wywiady z reżyserami filmowymi można odnieść wrażenie, że największą tragedią dla nich jest obecność scenarzysty na planie. Komplikuje to ich proces twórczy, bo oto ktoś kto w czeluściach Worda zaprojektował jakąś rzeczywistość walczy o swoje racje z kimś, kto z tych liter ma stworzyć nowy, namacalny świat przy udziale aktorów i całej ekipy.

Jeśli na planie eventu mamy reżysera, albo osobę która pełni jego funkcje zajmując się jego koordynacją, autor scenariusza nie musi chodzić za nim krok w krok. Ważne jednak, żeby przekazał mu o co chodziło mu w poszczególnych punktach, które elementy można potencjalnie “zamienić”, a które są nie do ruszenia. Podobną rozmowę na temat planów awaryjnych dobrze jest zresztą także odbyć z pionem techniki. Nie zapomnę eventu na którym tancerze odmówili wejścia na parkiet, na którym chwilę wcześniej odbywała się próba suchego dymu – zrobili to w obawie o swoje bezpieczeństwo, ale można było ustawić próby odwrotnie i byłoby po problemie. Dygresja!

Rzeczywistość eventowa jest jednak taka, że często autor scenariusza, reżyser i koordynator to ta sama osoba. Dlatego właśnie dobrze jest, jeśli konferansjer współuczestniczy w pracy nad scenariuszem od samego początku. To on ostatecznie ma z niego ulepić to, co dotrze do uszu i oczu widzów. To on wie, co za chwilę się wydarzy, i jak przygotować na to odbiorców.

Słowo w słowo vs. wolna amerykanka – dysputa filozoficzna

Autorzy scenariuszy, nie tylko eventowych, lubią nabierac do nich emocjonalnego stosunku. To nic dziwnego, skoro z migającym kursorem edytora tekstu spędzili więcej czasu niż ktokolwiek inny. Powoduje to jednak okazjonalnie utratę dystansu do własnej twórczości, która – w przypadku eventu, jest jednak tylko pewną “propozycją podania”. Jeśli uda się zrealizować event, który będzie w 100% odpowiadał scenariuszowi, to super. Częściej jednak trzeba będzie wprowadzić pewne krawieckie poprawki i zmienić niuanse. Rzadko – konieczne będzie postawienie scenariusza na głowie.

Jak wobec tego zaplanować scenariusz, żeby był podatny na takie zmiany? Tu wydaje się konieczna konsultacja z uczestnikami zdarzenia, ale także po prostu doświadczenie. I kluczowa rzecz, co do której musimy podjąć decyzję jak najwcześniej i zakomunikować ją prowadzącemu: co musi być powiedziane tak, jak zostało napisane, a co jest tylko sugestią.

Dobry prowadzący nie jest lektorem, który recytuje scenariusz litera po literze. Traktuje go jako wskazówkę, odnośnie tego co ma przekazać, jednak robi to po swojemu. Jest tu miejsce na komentarz rzeczywistości, żart, pauzę, cokolwiek! By na koniec tylko dostać się tam, gdzie scenariusz każe. Są jednak tacy klienci, albo takie uroczystości, przy których na taką swobodę pozwolić sobie nie można – warto wtedy to uwzględnić w scenariuszu.

Pewien popularny prezenter telewizyjny odwiedzony kiedyś przez dzieci w studio miał im pokazać swój prompter, na którym między innymi znajdowało się jego nazwisko. Zapytany, czy nie pamięta jak się nazywa odrzekł: pamiętam, ale co będzie jak na wizji zapomnę? Piszmy więc w scenariuszach także rzeczy najbardziej oczywiste, bo lepiej żeby tam były, niż aby zaginęły w locie.

Podsumowanie

Pisanie scenariusza eventu to pozornie proste zadanie, w praktyce jednak przypomina konstruowanie skomplikowanej budowli. Pamiętaj więc, że rzadko buduje się wieżowce w pojedynkę, i wykorzystaj wsparcie przy scenariuszu okazane przez osobę, która będzie wychodzić z nim na scenę.

John Doe

John Doe

Krzysztof Łobodziński - konferansjer, aktor, wokalista, prezenter radiowy. Członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej. Wykładowca na Studium Event Management Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.

Przeczytaj też:

Po co ten event?

Branża eventowa jest branżą usługową – realizujemy potrzeby naszych klientów wtedy, kiedy się z nimi do nas zwrócą. Trochę jak krawcowa zszywa portki, które pękły

WIĘCEJ

Idziesz już?

Zapisz się na mój newsletter na LinkedIn.
Poznajmy się.